28 Avril 2020
Extrait de la Gestion des risques à l'import-import
Les moyens de gestion des risques organisationnels, structurels et fonctionnels
Définir, mettre en œuvre une politique d’entreprise en matière d’import-export et gérer ces risques organisationnels, structurels et fonctionnels pour éviter qu’ils ne surviennent, supposent :
- une correcte appréciation des besoins, des fonctions et des tâches (En commun, avec l’avis des responsables de service, de l’expert-comptable, d’un prestataire, de conseils) ;
- la définition et description du Qui fait quoi, quand et comment (dans des fiches de poste, les conventions, les contrats achat et vente de marchandises, de prestations) ;
- des choix, portant par exemple sur les délégations et externalisations des opérations, des prestations (par exemple le dédouanement), judicieux ;
- la réalisation d’autocontrôles simples, basiques, par sondage, permettant de s’assurer de la qualité des choix opérés, de la régularité des opérations et de l’accomplissement des tâches ;
- la réalisation d’autocontrôles de traçabilité des opérations afin d’identifier les failles systémiques éventuelles, les aberrations, les charges et surcoûts, les délais d’exécution des procédures jugés excessifs, etc., soit tous ces éléments qui ne concordent pas avec la stratégie de l’entreprise et ne participent pas à son bon fonctionnement et aux attentes de la clientèle ;
- des réactions aux anomalies constatées qui peuvent s’avérer quand elles sont sans conséquences finalement opportunes.
Une anomalie commise concernant le classement tarifaire d’une marchandise qui constitue pour l’entreprise importatrice un grand risque, d’autant plus quand les marchandises ne sont pas reprises nommément dans le tarif des douanes, peut révéler par exemple que le chargé import-export ne possède pas les connaissances suffisantes en la matière.
Ce qui apparaît aussi comme une faille du système, de l’organisation et du fonctionnement, indépendamment du fait que ces trois aspects reposent sur les qualités intrinsèques et l’aptitude des personnels, comme indiqué plus précisément dans la fiche suivante qui leur est consacrée.
Au cas présent, les dirigeants de l’entreprise pourront en déduire qu’il plus prudent de faire suivre au chargé import-export une formation auprès de la Chambre de commerce et d’industrie locale ou de déléguer cette tâche à un commissionnaire en douane, ce qui modifie dans ce cas cette organisation et son fonctionnement.
Dans le cadre des moyens mis en œuvre, il est donc important et essentiel que cette réaction ait lieu, que tout dysfonctionnement (interne à l’entreprise et dans ses relations avec des tiers), litige (commercial) et anomalie (irrégularité, infraction) constaté ou survenu soit au final analysé, débriefé, avec pour objectifs la prise de mesures qui s’imposent pour éviter qu’ils ne se reproduisent. Ceci vaut dans tous les cas et situations présentés dans cet ouvrage.
Cette analyse et ce débriefing peuvent être réalisés lors de séances critiques et l’examen des faits d’après les éléments collectés suivants :
Editions du Puits fleuri, 2020